Ce que la comptabilité raconte de notre métier

Il y a des sujets dont on parle peu entre psys. La comptabilité en fait partie. On a passé une séance d’intervision avec Mercipsy à en parler et c’était vraiment intéressant. Autour de la table : Ibrahim, psychologue en Côte d'Ivoire. Corinne, à Strasbourg. Annie, à Madagascar. Et l'animatrice, Franeilla, psychologue à Lille. Quatre pays, quatre réalités administratives différentes, et un même métier.

« On sait qu'il y a des psychologues dans le monde entier. Mais pouvoir échanger, connaître d'autres pratiques, d'autres préoccupations selon là où on travaille… Et voir qu’il y a tant de similarités. On n'est pas tous les mêmes psys, c'est sûr. »

Le point de départ : on est chef d'entreprise, et personne ne nous l'a appris

C'est le constat qui a ouvert la séance. En libéral, on est une entreprise, une auto-entreprise, un cabinet, un bureau — peu importe le nom, c'est une structure à gérer. Et à la fac, on n'apprend pas ça.

« Je faisais des tableaux sur Excel, plein de trucs pas très professionnalisants. Mes notes de séances étaient dans mon bureau, sur ma table, dans mon sac. Alors qu'il y a plein d'outils qui peuvent nous aider. Toutes les entreprises ont des outils adaptés pourtant. Elles ne font pas ça sur des carnets, des logiciels non sécurisés type Word. »

L'Excel qui a donné naissance à Mercipsy

Le témoignage qui a fait le plus parler est venu de l’animatrice, Franeilla, qui a ouvert son cabinet en 2021. Trois ans plus tard, son fichier Excel ressemblait à ça :

• Tous les patients, y compris ceux qui ne viennent plus — on ne supprime pas, il faut garder la trace.

• Des codes couleur de l’arc en ciel : il a une mutuelle, il n'en a pas, il paye 55€ car étudiant ou chômeur, 60 car actif. Et la ligne ne prenait pas en compte le prix du passé quand on le changeait, toute la ligne était modifiée. Donc la comptabilité était faussée.

• Et le vrai casse-tête : on augmente le prix des séances. Mais on n'augmente pas tout le monde. Les nouvelles prises de rendez-vous passent au nouveau tarif, les anciens patients gardent l'ancien prix. Résultat : un tableau avec des générations de tarifs qui cohabitent et tout devient quasi incompréhensible.

« Un Excel d'une largeur pas possible. Je suis sûre qu'il y avait plein de ratés. Mais bon comme toute entreprise on va dire, il y a des ratés. »

C'est exactement de là qu'est née Mercipsy, un tableau devenu ingérable.

La courbe que personne ne vous montre

Au passage, un repère utile pour qui débute. Le parcours décrit, année par année :

20 séances par semaine, c'est un temps plein. C'est aussi le moment où le tableur craque. Et où l'on ressent un plafond : « comme si 20 séances par semaine, c'était le maximum. »

La France : 32 % de charges, et une liste longue

Le chiffre a fait tiquer tout le monde.

• URSSAF : 23,4 %, prélevés mensuellement.

• Impôts : ~10 % selon les cas — « j'avais vu 8 % sur internet, mais j'ai fait mon calcul, je suis à 10 %. Ça doit dépendre des situations. »

Total : environ 33 %. En reprenant la liste ensemble :

• frais téléphoniques

• abonnement à la plateforme de mise en relation (Doctolib, ou autre)

• URSSAF

• impôts

• RC Pro (responsabilités civiles pros)

• loyer ou location du cabinet, pour ceux qui en ont un

• transports, pour ceux qui se déplacent

La RC Pro : le point sur lequel on n'était pas d'accord

Vraie discussion, vraie incertitude assumée. Est-ce que la responsabilité civile professionnelle est obligatoire pour un psychologue ? Oui.

Deux choses ressortent, indépendamment du statut légal :

1. C'est demandé par les plateformes et les partenaires, donc dans les faits, vous en aurez besoin.

2. Ça vaut aussi en visio. Le réflexe est de penser « pas de cabinet, pas de risque ». Un patient mécontent peut vous assigner, en présentiel ou pas.

La facturation électronique : lever la confusion

Point important soulevé pendant la séance, parce que beaucoup de monde s'en inquiète pour de mauvaises raisons. La réforme française sur la facturation électronique ne porte pas sur les factures que vous remettez à vos patients. Elle concerne les échanges entre entreprises — le matériel du cabinet, vos fournisseurs. Pour vos patients, vous pouvez continuer comme avant : un document Word que vous remplissez, ou un logiciel qui vous sort la facture en un clic type Mercipsy. C’est en 2027 que les factures émises seront concernées.

« Il y a beaucoup de confusion. On entend "facturation électronique", ah oui, maintenant il faut un outil pour la facture de nos patients. »

Madagascar : 5 % d'impôts

Annie a présenté un système à l'inverse du nôtre, et le contraste est saisissant. Côté fiscal, c'est simple. En tant qu'indépendante, elle remet en fin d'année une sorte de cahier des charges recensant le nombre de patients reçus. L'administration calcule et prélève 5 % du chiffre d'affaires. Si elle travaille en institution, c'est l'institution qui s'en occupe.

Vu de France, 5 % contre 33 %, ça ressemble à un paradis. Sauf que :

« Quand on entend 5 %, on se dit "ah, 5 %". Mais c'est aussi par rapport au niveau de vie, c'est différent. »

Et surtout, à Madagascar, 5 % c'est perçu comme une somme élevée parce que le dénominateur n’est pas le même.

Le vrai obstacle : on ne peut pas se faire connaître

Deux contraintes se cumulent pour les psys :

1. La publicité est interdite aux psychologues. Tout passe par le bouche-à-oreille. Démarrer sa carrière devient, « assez challengeant ».

2. La stigmatisation. « Il y a encore cette croyance comme quoi seuls les « fous » vont chez le psychologue. » Donc peu de demandes spontanées.

Conséquence logique : exercer en libéral et en institution est une solution parce que le libéral seul ne tient pas au démarrage. Son tableau Excel suffit largement pour sa compta car elle a peu de patient — le volume ne la met pas sous tension.

Détail qui compte : l'électricité et l'eau du cabinet ne rentrent pas dans le cahier des charges. Elle les paie de sa poche. Des charges réelles, invisibles pour le fisc.

Une piste : la téléconsultation transfrontalière

L'idée est venue naturellement dans l'échange. Annie a déjà reçu un patient depuis l'Allemagne. Elle est peu présente sur internet et se fait connaître petit à petit — mais elle est intéressée par la réception de patients francophones à distance.

Côte d'Ivoire : quand c'est le métier lui-même qui n'est pas reconnu

Ibrahim n'avait pas de micro. Il a tout écrit par message, et son texte mérite d'être cité longuement parce qu'il pose un problème d'un autre ordre. Il rappelle d'abord les bases de l'installation libérale, valables partout : une formation universitaire reconnue, un cadre de consultation adapté garantissant la confidentialité et le secret professionnel, une régularisation administrative et fiscale, et une organisation rigoureuse de son activité.

Puis il décrit la difficulté spécifique à sa situation :

« L'ouverture d'un cabinet peut s'avérer particulièrement complexe. Cette complexité ne résulte pas uniquement des contraintes liées à la création d'une activité, mais également du fait que la profession de psychologue demeure encore insuffisamment connue ou comprise dans certains milieux administratifs et institutionnels de mon pays. »

Concrètement : des difficultés à effectuer les démarches, à obtenir des informations adaptées à son statut, à faire reconnaître les spécificités de son activité. Résultat, « un sentiment d'incertitude chez les jeunes professionnels souhaitant s'installer ». Lui-même n'a pas encore franchi le pas de l'ouverture formelle, précisément pour ces raisons.

Sa conclusion :

« Ces réalités ne constituent pas des obstacles insurmontables, mais elles montrent que l'installation libérale dans notre contexte culturel demande souvent davantage d'initiative, de persévérance et de capacité d'adaptation. »

Et un chantier préalable qui n'existe pas en France, en tout cas pas de façon si forte : « un important travail de sensibilisation, de mise en confiance et d'information auprès du public. » Avant de proposer une séance, il faut expliquer ce qu'est le métier.

Petite parenthèse pratique glissée pendant la séance : son profil LinkedIn indiquait « psychologue en formation » alors qu'il se présentait comme diplômé et en démarche d'installation. Ambiguïté qui coûte cher quand on cherche à se faire reconnaître. Mettez vos profils à jour.

Strasbourg : quand c'est la plateforme qui fixe votre barème

Corinne a apporté un troisième angle : celui du psy dont les revenus sont encadrés par un tiers qui est une plate-forme de mise en relation entre un psy et un patient afin d’effectuer des séances en téléconsultation. Le fonctionnement décrit :

• Entretiens plafonnés à 45 minutes.

• Un barème à paliers : 30 €/h pour les 10 premières heures effectuées, 40 €/h entre 10 et 20 heures.

• Le temps compté inclut le chat, les entretiens en visio et par téléphone.

• Mais : en cas de bug ou de panne, si vous appelez le patient directement ou basculez sur Zoom, ce temps n'est pas indemnisé.

D'où son projet : créer un site indépendant pour développer sa propre patientèle. Avec une limite qu'elle nomme clairement — en auto-entreprise, elle est plafonnée car selon elle, elle ne peut pas viser les 30 séances hebdomadaires. Ce qui la pousse vers autre chose : une pratique en équipe pluridisciplinaire, un projet plus large que les entretiens seuls, ce qu’elle perçoit comme plus sécurisant.

Les outils utilisés par les psys et leurs limites

• Excel/Word — le point de départ de tout le monde. Tient jusqu'à un certain volume, puis casse car la liste de patients devient longue et plus difficile à gérer. Les factures sont longues à rédiger.

• Doctolib — plateforme puissante de mise en relation. Le point d'entrée qui permet d’arriver à 20 patients par semaine en 3 ans environ. Ensuite, ça plafonne (plus ou moins).

• Indy — cité comme logiciel conforme aux exigences de facturation électronique, aucune indication à ce jour concernant son habilitation à traiter des données de santé sur une infrastructure HDS (Hébergement des Données de Santé).

• Henrii — plateforme gratuite, avec recensement des factures mais peut-être pas HDS (à vérifier). Attention à un point signalé par Corinne : une facture émise est définitive, on ne peut pas la modifier, il faut en refaire une. D'où l'intérêt de passer par un devis tant qu'on n'est pas sûr.

• BetterHelp : Une plateforme concurrente également évoquée, avec un abonnement déclenché au-delà de cinq patients.

Sur ce dernier point, une question a été posée sans faux-semblant : ces plateformes hébergent nos notes cliniques. Leurs conditions d'utilisation ont l'air sécurisées, mais la confiance vient aussi d'ailleurs : « Quand on ne connaît pas, c'est loin, on n'a peut-être pas l'occasion, comme là avec Mercipsy, d'échanger avec la personne qui crée le logiciel. Ça donne confiance, les personnes qui créent le logiciel. »

Le cas clinique : un mutisme sélectif à 5 ans

On avait prévu de terminer par un cas clinique chacun. Le temps a manqué, mais Annie a partagé le sien.

La situation : un garçon de 5 ans, mutique sélectif. Il ne parle qu'aux membres de sa famille. Il refuse catégoriquement de participer en classe, ne parle à personne, il n'est plus motivé pour aller à l'école. Hypothèse posée : trouble anxieux avec une ambiguïté du côté de l'anxiété de séparation.

Les pistes proposées par le groupe lors du webinaire :

• Parler pour deux. Ne pas lui demander de parler. Verbaliser à sa place, occuper l'espace sonore sans exiger de retour. Retirer l'injonction sans envahir le temps de parole.

• Passer par des supports. Des jeux plus interactifs, des cartes oui/non, quelque chose qui met en mouvement, choisi selon ce qu'il aime.

• Attendre. Le vrai enjeu, formulé pendant l'échange : « la relation de confiance — à quel moment il aura envie de risquer de parler. » La patience est importante.

Une intervenante a raconté un atelier en pédopsychiatrie avec un enfant qui poussait de petits cris sans jamais verbaliser, alors qu'on sentait bien qu'il comprenait — et comment le fait de sortir, d'aller dans un parc avec des agrès en bois, changeait quelque chose. Certains enfants passent d'abord par le contact et le mouvement. La parole vient parfois après l'adhésion.

Ce qui s'est dit sur l'éthique en dehors du thème de la compta

Sur le contre-transfert. « Pourquoi ce patient-là, je le relance deux fois, alors qu'habituellement je ne relance qu'une fois ? » Le repère est là, dans l'écart avec sa propre routine. D'où l'intérêt de la supervision : pouvoir dire à quelqu'un « celui-là me touche, je sens une forme d’attachement et son arrêt de thérapie me questionne davantage ».

Sur la mémoire. Ces patients dont on se rappelle le nom, les phrases exactes, des années après — et les autres, qui deviennent la routine. « Comment ça se fait que ça, on s'en rappelle tellement bien, et que d'autres, c'est occulté ? »

Sur les liens personnels. Recevoir l'ami d'un ami ? Le frère jumeau d'un patient déjà suivi ? Le groupe a tourné autour sans trancher — sauf sur un point : quand on est personnellement lié, ça ne le fait pas. Et une analogie qu'on n'a pas vue venir, celle du coiffeur. Il dit que la visio ne le dérangerait pas, raconte Corinne, mais le fait de toucher les cheveux de la psy, ça change tout. Le prendre en consultation devient plus questionnant.

Ce qu'on retient de ce webinaire

Le fil rouge n'était pas la comptabilité. C'était : partout, le métier existe avant que le cadre ne le reconnaisse. À Madagascar, il faut convaincre qu'on n'est pas réservé aux « fous ». En Côte d'Ivoire, il faut expliquer le métier à l'administration elle-même. En France, on est chef d'entreprise sans avoir été formé, et on bricole sur Excel pendant trois ans. La solitude administrative, elle, est partagée.

Si vous souhaitez rejoindre le prochain webinaire , écrivez-nous. Merci à Ibrahim, Annie et Corinne pour leur générosité.